Informações do Ato n.º 1323151

Informações Básicas

SituaçãoPublicado
EntidadePrefeitura municipal de Meleiro
URL de Origem
Data de Publicação18/07/2017
CategoriaInstrução Normativa
TítuloIN 003-2017 - PATRIMONIO
Arquivo Fonte1500297726_in_0032017__patrimonio.docx
Conteúdo

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 03/2017

Dispõe sobre orientação a serem observados no registro, controle, inventário e depreciação de bens móveis e imóveis do município de Meleiro no âmbito do poder Executivo e Legislativo.

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração e Finanças.

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art. 1º Esta Instrução Normativa tem por finalidade orientar o Patrimônio e demais setores que compõem a estrutura do Poder Executivo e Legislativo Municipal para a correta observância dos procedimentos relativos à identificação, controle, guarda e depreciaçãode bens móveis permanentes; administração, apreciação e avaliação dos bens imóveis.

CAPÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º Essa Instrução Normativa abrange diretamente o Patrimônio de todas as Unidades Executoras que compõem a Estrutura Organizacional do Município de Meleiro SC.

CAPÍTULO III

DA BASE LEGAL

Art. 3º A presente Instrução Normativa tem como base legal a seguinte legislação:

· Lei Federal nº 4.320/64

· Lei Orgânica Municipal

· Resoluções do Conselho Federal de Contabilidade 1.129/08 (Normas Brasileiras de Contabilidade NBC T 16.2) e 1.136/08 (Normas Brasileiras de Contabilidade NBC T 16.9)

· Lei Federal 10.106/2002 – Código Civil Brasileiro.

· PCASP

· MCASP

CAPÍTULO IV

DOS CONCEITOS

Art. 4º Para fins do disposto nesta Instrução adotam-se as seguintes definições:

I - Cessão: transferência gratuita da posse de um bem público de uma entidade ou órgão para outro, a fim de que o cessionário o utilize nas condições estabelecidas no respectivotermo, por tempo certo ou indeterminado;

II - Depreciação: diminuição parcelada do valor dos elementos (bens do ativo imobilizado) decorrentes do desgaste pelo uso, da ação da natureza ou da obsolescência normal dosativos imobilizados (máquinas, veículos, móveis, imóveis e instalações) do Município;

III - Doação: transferência por liberalidade dos bens ou vantagens do patrimônio de uma pessoa para outra que a aceita;

IV - Incorporação: ato pelo qual bens do patrimônio público passam a contribuir para aformação ou integralização do capital da entidade pública;

V - Inventário Físico: instrumento de controle que permite o ajuste dos dados escriturais com o saldo físico do acervo patrimonial em cada Setor das Secretarias Municipais, o levantamento da situação dos bens em uso e a necessidade de manutenção ou reparos, averificação da disponibilidade dos bens da Secretaria, bem como o saneamento do acervo;

VI - Método das Quotas Constantes: este método considera que depreciação ocorre à taxa constante ao longo do tempo de vida útil do bem, ou seja, a quota de depreciação será a divisão do total a depreciar pelo número de anos de vida útil do bem;

VII - Método das Somas dos Dígitos: é um método que propicia carga anual de depreciação decrescente, de forma a acelerar o processo de depreciação no início da vida do bem;

VIII - Movimentação: o processo de movimentação consiste na saída de um bem de seu local de guarda para manutenção ou empréstimo, sem a correspondente troca de responsabilidade, sendo emitido documento que comprove a movimentação. Nesse caso, deverá haver uma data provável de devolução do bem;

IX - Reavaliação: é a técnica de atualização dos valores dos bens, por meio do preço de mercado, fundamentada em laudos técnicos onde a diferença entre o valor originalmente registrado e o valor reavaliado deve ser registrado no patrimônio, ocorrendo assim superveniência ativa;

X - Tombamento: ato de reconhecimento do valor de um bem, que o transforma em patrimônio oficial e institui regime jurídico especial de propriedade, levando-se em conta sua função social;

XI - Transferência: constitui na mudança da responsabilidade pela guarda e conservação de um bem permanente.

CAPÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º Compete ao Responsável da Unidade Executora pela guarda dos bens:

I - conferir e assinar o Termo de Responsabilidade que relaciona os bens sob sua guarda;

II - quando necessário, solicitar via comunicação interna ao Setor de Patrimônio, para proceder inloco o tombamento de bens recebidos em doação ou cessão;

III - informar via comunicação interna ao Setor de Patrimônio a existência de bens ociosos ou inservíveis em seu local de trabalho, para as providências devidas;

IV - promover a imediata comunicação de eventos relacionados a extravio de bens (furto, roubo, movimentações não autorizadas, etc.), ao Setor de Patrimônio que deverá tomar as medidas necessárias em função do evento ocorrido;

V - cuidar da conservação dos bens móveis, solicitando a sua manutenção sempre que necessário, verificando sempre se as plaquetas de tombamento encontram-se bem afixadas no bem, especialmente ao voltarem da manutenção;

VI - solicitar via comunicação interna ao Setor de Patrimônio qualquer movimentação dos bens móveis permanentes (troca/transferência) antes de simplesmente fazê-lo. Isso se faz necessário, exatamente, para que se atualize permanentemente o relatório de bens sob a responsabilidade administrativa dos titulares das Unidades Executoras;

VII - comunicar via comunicação interna ao Setor de Patrimônio, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados, assim como quando houver o descolamento de plaquetas.

VIII - indicar um responsável pelos bens patrimoniais de cada Setor, encaminhando a relação, via comunicação interna, ao Setor de Patrimônio e a Secretaria Municipal de Administração e Finanças;

IX - comunicar o Setor de Patrimônio e a Secretaria Municipal de Administração e Finanças sempre que houver alterações realizadas acerca do item anterior.

Art. 6º Compete aos Usuários dos Bens Patrimoniais:

I - zelar pelo bom uso dos bens;

II - comunicar, antecipadamente, ao responsável pela guarda do bem qualquer situação que necessite de movimentação/transferência/manutenção, entre outros.

Art. 7º Compete ao responsável pelo Setor de Patrimônio:

I - efetuar o tombamento dos bens móveis tão logo receba os dados da Contabilidade, registrando suas características, conta contábile seu histórico no sistema informatizado de Patrimônio disponibilizado pela Administração;

II - ao fazer o registro, o responsável pelo Patrimônio deverá classificar o bem em uma categoria de depreciação, por meio de uma tabela de vida útil, regulamentada por Decreto, a qual será definida pela Contabilidade;

III - providenciar emplaquetamento e identificação de todos os materiais permanentes e equipamentos, de acordo com o tombamento e em consonância com a numeração seqüencial;

IV - manter em arquivo próprio todos os documentos referentes à movimentaçãoe baixa de bens;

V - manter atualizado o registro de tombamento, de maneira que informe todo os materiais permanentes e equipamentos em uso em cada Secretaria/Setor;

VI - manter relação atualizada dos servidores, contendo nome e demais dados que forem necessários para efetivo controle dos responsáveis pela guarda dos bens;

VII - providenciar baixas de Termos de Responsabilidade e emissão de novos termos nos casos de transferência de equipamentos de um Setor/Secretaria para outro;

VIII - controlar e fiscalizar o cumprimento das normas sobre guarda, conservação e utilização de equipamentos, móveis e demais bens patrimoniais;

IX - proceder ao levantamento do Inventário Físico do patrimônio ao final de cada legislatura, ou quando solicitado;

X - em caso de movimentação dos bens, a exemplo de manutenção, expedir Documento de Movimentação dos mesmos, caracterizando o bem, o responsável pela guarda e o responsável pela manutenção.

Art. 8º Compete a Contabilidade:

I - realizar os devidos registros contábeis dos valores referentes aos bens, tanto no tocante à aquisição, depreciação e reavaliação.

II - arbitrar sobre valor de tombamento quando requisitado em caso de incorporação de bens.

Art. 9ºCompete a Unidade Central de Controle Interno do Município:

I - verificar em qualquer ocasião e sem aviso prévio, se a localização, a conservação e aresponsabilidade pela guarda dos bens, bem como a identificação, marcada em cada um deles, correspondem aos dados registrados;

APÍTULO VI

Dos Procedimentos

Seção I

Do Ingresso dos Bens Patrimoniais

Art. 10ºQuando por Aquisição:

I - o processo de compra deverá obedecer às exigências dispostas na Lei nº 8.666/1993;

II - no ato do lançamento da liquidação da compra no sistema Contábil, a Contabilidade deverá encaminhar no prazo máximo de 05 (cinco) dias, o responsável pelo Patrimônio, documentação hábil para regular incorporação do bem no acervo - cópia da Nota Fiscal;

III - os bens patrimoniais que tenham ingressado por aquisição, deverão ser tombados tão logo o Setor de Patrimônio receber a documentação advinda da Contabilidade - prazo máximo de 05 (cinco) dias para lançamento no sistema;

IV – O Setor de Patrimônio de posse da cópia da Nota Fiscal e demais documentos comprobatórios do ingresso de novo bem, após fazer a incorporação no sistema de Patrimônio do Município.

V - para efeito de identificação e inventário, os bens móveis receberão números própriosde registro patrimonial;

VI - sem nenhuma exceção, sob pena de responsabilidade, o bem adquirido deverá ter a identificação feita pelo Setor de Patrimônio, com a afixação da plaqueta, com número correspondente ao registro patrimonial e com o Termo de Responsabilidade assinado pelo responsável do Setor/Secretaria;

VII - a plaqueta de patrimônio deve ser afixada em local de fácil acesso. Para que haja boa aderência da cola, o local onde a plaqueta será afixada não deve ser áspero,necessitando estar limpo e seco;

VIII - o número dado a um bem é certo e definitivo não podendo ser aproveitado, ainda que o mesmo seja baixado do acervo;

IX - o registro patrimonial dos bens móveis far-se-á de forma analítica, contendo a indicaçãodos elementos necessários à sua caracterização, bem como os agentes responsáveis pela sua guarda e administração;

X - no caso de perda das plaquetas, o detentor deverá comunicar por escrito o responsável pelo Patrimônio para que seja encontrada uma maneira alternativa de identificar o bem;

XI - o modelo do Termo de Transferência deverá ser solicitado a Setor de Patrimônio caso a Secretaria/Setor não disponha deste;

XII - por meio do Termo de Transferência Patrimonial, o Setor de Patrimônio deverá alterar no Sistema de Patrimônio a responsabilidade pela guarda do bem.

Parágrafo único Quando ocorrer substituições de Secretários Municipais, Gerentes,Coordenadores, Diretores de Escolas entre outros responsáveis pela guarda dos bens móveis, deverá ser comunicado pro CI - comunicação interna a relação dos bens com códigos e descrição ao responsável pelo bem patrimonial do setor o qual comunicará ao Setor de Patrimônio sobre a conferência dos bens móveis devidamente assinada pelo sucessor, Secretário (a) da Pasta ou a quem for designado para a emissão do novo Termo de Responsabilidade.

Art. 11º Quando por Cessão:

I - no caso de a cessão ser de outra Entidade para a Administração Pública Municipal, énecessária autorização legal para essa transferência;

II - o ingresso no Sistema de Patrimônio deverá conter dados como: Termo de Cessão; condições estabelecidas; finalidade; prazo para o cumprimento (se houver), além das características do bem.

Art. 12º Quando por Doação:

I - os processos de aquisição de bens móveis por doação devem ser iniciados com a formalização do “Termo de Doação”, que será firmado pelo doador e pelo Secretário da Pasta a receber o objeto da doação, com prévia autorização do Chefe do Poder Executivo;

II - a incorporação de material permanente oriundo de doação será feita com base no documento de origem, onde deverá constar a descrição quantitativa e qualitativa domaterial.

Art. 13ºQuando por Incorporação:

I - quando não for possível a identificação da origem dos recursos de um bem que se encontre, a pelo menos dois anos, no acervo do Setor/Secretaria, deverá ser realizada avaliação pela Contabilidade, para arbitrar o valor de tombamento;

II - para tanto, deverá ser o processo formalizado e arquivado junto ao Setor de Patrimônio.

Art. 14ºDo Ingresso de Bem Imóvel:

I - os bens imóveis serão cadastrados pelo Setor de Patrimônio considerando o seu valor de aquisição ou de construção;

II – o setor de Patrimônio deverá arquivar cópia do Termo de Recebimento Definitivo da Obra e/ou Escritura Pública;

III - o ingresso de bens imóveis por meio de processo de aquisição deverá conter: escriturado imóvel, certidão de registro do imóvel, projeto arquitetônico (quando edificações); e nota de empenho, quando for o caso;

IV - de posse deste processo, o Setor de Patrimônio procederá ao registro no sistemade Patrimônio, atribuindo a todo bem patrimonial imóvel seu número de registro patrimonial;

V - o registro patrimonial dos bens imóveis deverá conter também as seguintes indicações: tipo de imóvel, localização e atividade a que se destina planta completa, dimensões, confrontações e características principais, título de propriedade ou documento que autorizea posse e custo de construção ou de aquisição.

Seção II

Do Controle Patrimonial

Art. 15ºO Setor de Patrimônio deverá manter um sistema de Controle de bens móveis e imóveis evidenciando de forma clara e objetiva, a especificação correta do bem em linguagem padronizada, o valor histórico ou de avaliação, o nome atualizado do responsável pelo bem e outros elementos porventura cabíveis.

Art. 16ºO aplicativo operacional utilizado como gerenciador de banco de dados, deve permitir acesso ágil às informações, bem como a centralização dessas informações de modo a oferecer a possibilidade de consultas gerais acerca dos bens permanentes do âmbito da Administração Pública Municipal.

Art. 19 Para realização de seus trabalhos o Setor de Patrimônio se utilizará de sistema informatizado que conterá:

I - registro de bem patrimonial (Tombamento);

Parágrafo único Todos os bens patrimoniais ingressados deverão ser cadastrados no Sistema de Patrimônio, observando os seguintes procedimentos de Tombamento:

a) Cadastramento de documentos, onde serão informados os dados referentes a origem dos bens.

b) Cadastramento de itens, onde serão registrados os itens que compõem o documento, contendo especificações completas do bem, o mais detalhadamente possível - marca, modelo, entre outras;

c) Distribuição de bens, contendo a atribuição de um número patrimonial ao bem, assim como a vinculação desse bem a um local de guarda;

d) Geração de Termos de Responsabilidade – impressão, assinatura, exposição no local onde se encontra o arquivamento.

II - Termo de Responsabilidade;

Parágrafo único Os Termos de Responsabilidade serão emitidos sempre que ocorrer: tombamento de bens; mudança de responsável pela guarda de bens; mudança delocalização de bens ou renovação anual.

a) Os Termos de Responsabilidade devem ser emitidos pelo Setor de Patrimônio, em duas vias e assinados pelo Responsável pela Guarda e Conservação do bem. Uma via será arquivada no Setor de Patrimônio e a outra será destinada para o Setor/Secretaria ondeos Bens estiverem alocados;

b) A responsabilidade pela guarda de um bem, sempre que possível, deve ser exercida porquem dele se utiliza;

III - Termo de Movimentação de Bens Patrimoniais.

a) É expressamente proibida a movimentação de bens patrimoniais, sem a anuência oucontrole por parte do Setor de Patrimônio. Toda e qualquer movimentação de bens, incluindo mudança de Salas, Setores e Secretarias, será precedida de autorização e acompanhamento do Setor de Patrimônio;

b) A movimentação ou transferência de bens móveis entre vários Setores da mesma Secretaria será processada mediante o preenchimento da Solicitação de Transferência de Bens, em duas vias, devendo ser assinada pelo Setor/Secretaria solicitante, com destino ao Patrimônio;

c) O Setor de Patrimônio de posse da Solicitação de Transferência de Bens providenciará a entrega do bem ao Setor/Secretaria solicitante, juntamente com o respectivo Termo de Responsabilidade;

d) Deverá ser emitido novo Termo de Responsabilidade tanto para o novo local de guardado bem, quanto para o local de onde o bem foi transferido;

e) No caso de transferência de bem móvel de uma localização para outra, entre Setores da mesma Secretaria, o bem transferido conservará o número de origem;

f) No caso de empréstimo, em que seja pré-estabelecida uma data de devolução do bem.

Seção III

Do Inventário Físico

Art. 20 O inventário realizado para conferência física dos bens patrimoniais deve:

a) Confirmar a atribuição da carga e a localização dos bens;

b) Manter atualizado o controle dos bens e seus registros;

c) Apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade.

Art. 21 Os inventários físicos dos bens permanentes, elaborados pelo responsável pelo Patrimônio, deverão ser realizados nas seguintes situações:

a) Ao final da Legislatura: destinado a comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada Unidade Executora/Secretaria, existente em 31 de dezembro do último exercício da legislatura – constituídodo inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício (tombamentos, baixas, transferências, etc);

b) Inicial: realizado quando da criação de um Setor, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

c) De Transferência de Responsabilidade: realizado quando da mudança do dirigente deuma Unidade Executora/Secretaria ou mudança do Chefe do Poder Executivo Municipal;

d) De Extinção ou Transformação: realizado quando da extinção ou transformação de um Setor;

e) Eventual: realizado em qualquer época, por iniciativa do Chefe do Poder Executivo.

Art. 22 Quando da observação da ocorrência de bens não inventariados, ou ainda da não localização física dos bens listados, o responsável pelo Patrimônio deverá enviar comunicado por escrito a Controladoria do Município para que ele tome as providências cabíveis, podendo ser aberto Processo Administrativo ou Sindicância.

Art. 23 Para qualquer modalidade de Inventário, o responsável pela sua realização deve atentar para o fato de que todo bem em uso necessita estar sob a responsabilidade do seu usuário.

Sessão IV

Da Depreciação

Art. 24 No ato do tombamento do bem, o mesmo deve ser classificado em uma categoriade taxa anual de depreciação, que deverá ser oferecida pelo aplicativo operacional,observando parâmetros e índices admitidos em norma ou laudo técnico específico, de acordo com o inciso II, do artigo 8º, desta Instrução Normativa.

Art. 25 A taxa anual de depreciação deverá ser fixada em função do prazo durante a vida útil do bem.

Art. 26 Sem prejuízo da utilização de outros métodos de cálculo dos encargos da depreciação o responsável pelo Patrimônio adotará os seguintes métodos conforme conceito/definição no Art. 4º incisos VI, VII e VIII, desta Instrução Normativa.

Art. 27 A depreciação de bens imóveis deve ser calculada com base, exclusivamente, no custo de construção, deduzido o valor dos terrenos.

Art. 28 De acordo com Resolução do Conselho Federal de Contabilidade - CFC n. 1136/08, os bens que não estão sujeitos ao regime de depreciação são:

a) bens móveis de natureza cultural, tais como obras de artes, antiguidades, documentos, bens com interesse histórico, bens integrados em coleções, entre outros;

b) bens de uso comum que absorveram ou absorvem recursos públicos, considerados tecnicamente, de vida útil indeterminada;

c) animais que se destinam à exposição e à preservação;

d) terrenos rurais e urbanos.

Art. 29 Conforme previsto nas Normas Brasileiras de Contabilidade - NBC - T 16.2 e artigo99, inciso I, da Lei nº. 10.406/2002 considera-se bens de uso comum, os rios, estradas, ruas e praças.

Parágrafo único A Resolução nº. 345/90 do CONFEA - Conselho Federal de Engenharia e Arquitetura, diz que os bens de uso comum só podem ser avaliados por engenheiros em suas diversas especialidades.

Art. 30 A depreciação dos bens deverá ser realizada pelo Sistema de Controle Patrimonial, seguindo as orientações e critérios conforme definido pela Contabilidade, por meio de Decreto onde, terá uma Tabela de Vida Útil para cada conta contábil, definindo assim uma padronização de critérios para Administração Pública Municipal, gerando dados consistentes e comparáveis.

§ 1º A padronização tem como função viabilizar as notas explicativas do balanço geral doscritérios adotados para a depreciação.

§ 2º Os métodos de depreciação, amortização e exaustão devem ser compatíveis com avida útil e econômica do ativo e aplicado uniformemente.

Art. 31 O valor depreciado apurado mensalmente deverá ser comunicado a Contabilidade para os devidos lançamentos contábeis.

Sessão V

Da Reavaliação dos Bens Patrimoniais

Art. 32 A determinação de reavaliar os bens será solicitada pela Secretaria Municipal de Administração e Finanças por meio de Processo Administrativo.

Art. 33 O Setor de Patrimônio relacionará por Unidade Executora, no formulário “Relação de Bens Patrimoniais”, os bens sob a responsabilidade de cada uma delas, de acordo com o relatório emitido pelo Sistema de Patrimônio.

Art. 34 O setor de Patrimônio a vista de cada um dos bens patrimoniais, identificará a necessidade de apoio técnico para realização da reavaliação do bem, e em conjunto determinarão os critérios que serão utilizados para determinar o valor a ser reavaliado.

Art. 35 O Ativo Permanente sofrerá reavaliação depois de constatado pelo setor de Patrimônio que o valor de mercado é superior ao valor líquido contábil.

Parágrafo único - Para definição do critério de reavaliação devemos atentar para os seguintes fatores:

a) o Sistema de Patrimônio possui memória sobre o valor original de aquisição do bem, ou seja, seu valor histórico. Nesta primeira situação, basta atualizar o valor do bem, por um indexador escolhido (ex. o IGP-M), fazendo a reavaliação automaticamente;

b) o Sistema registra apenas um valor contábil, resultante das sucessivas conversões monetárias. Neste caso, o que prevalece é uma reavaliação que deverá levar em conta dois fatores: o estado de conservação do bem e o preço de mercado do mesmo;

c) sempre que se verifiquem grandes reparações ou conservações de bens que aumentem o valor e o período de vida útil ou econômica dos mesmos, deverá tal fato ser comunicado no prazo de 05 (cinco) dias ao responsável pelo Patrimônio, para efeitos de registro;

d) quanto à data do balanço, os elementos do ativo imobilizado corpóreo e incorpóreo, seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem um valor inferior ao registrado na Contabilidade, devem ser objeto de amortização correspondente à diferença, se for previsível que a redução desse valor seja permanente;

Art. 36 Depois de efetuado o levantamento de reavaliação, o Setor de Patrimônio adotará as seguintes providências:

a) extrairá cópia das relações de reavaliação;

b) enviar para a Gerência de Contabilidade para atualizar os registros;

c) pelas relações de reavaliação atualizará os registros no Sistema de Patrimônio;

d) arquivará as relações de reavaliação na pasta de “Responsáveis pela Guarda de Bens Patrimoniais” da respectiva Unidade Executora/Secretaria.

CAPÍTULO VI

Das Considerações Finais

Art. 37 Todos os bens móveis permanentes e bens imóveis serão cadastrados no Sistema Patrimonial, devendo ter controle individual.

Art. 38 Para o registro dos bens patrimoniais móveis o Setor de Patrimônio observará os critérios utilizados pela Contabilidade para caracterizá-lo como Ativo Permanente.

Art. 39 Todo servidor público poderá ser responsabilizado pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ouculposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.

Art. 40 O Setor de Patrimônio providenciará o ajuste do Termo de Responsabilidade dos bens quando ocorrer exoneração ou destituição de servidores responsáveis por bens patrimoniais.

Art. 41 Os esclarecimentos adicionais a respeito desta Instrução Normativa poderão ser obtidos junto à Unidade Central de Controle Interno do Município que, por sua vez, por meio de técnicas de controle, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas Unidades da Estrutura Organizacional.

Art. 42 O servidor público que descumprir as disposições desta Instrução Normativa ficará sujeito à responsabilização administrativa.

Art. 43 Esta instrução entrará em vigor na data da sua publicação.

Meleiro/SC, 05 de Julho de 2017.

Eder Mattos Diógenes P. Manfredini

Prefeito Municipal Ag. Controle Interno